Setiap lembaga tentunya memiliki hubungan dengan pihak lain (disamping lembaga merek), dan bukan tidak mungkin untuk membuat surat dan menerima surat dari pihak lain. Oleh karena itu, dibutuhkan agenda surat masuk dan surat keluar, yang akan mengakomodir proses surat-menyurat ini.
Agenda Surat Masuk PAUD
Buku surat masuk disini maksudnya adalah pencatatan segala surat yang masuk ke lembaga. Ketika menerima surat dari luar lembaga, maka administrator mencatat identitas surat yang masuk tersebut ke formulir ini, dan mengarsipkan surat fisik yang ada. Berikut ini adalah gambaran contoh buku surat masuk:
| No. | Tanggal | No. Surat | Asal | Perihal | Penerima |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 31/1/2023 | 023 | PT. Berkarya | Izin Kerjasama | Reza Lubis |
| 2 | 15/2/2023 | 198 | Sekolah Cerdas | Kerjasama | Reza Lubis |
Keterangan:
- No. Nomor urut surat yang masuk
- Tanggal Diisi tanggal surat yang diterima
- No. Surat Isi sesuai nomor surat yang diterima
- Asal Isi asal lembaga pengirim surat
- Perihal Isi perihal yang tertera pada surat
- Penerima Isi nama penerima surat di lembaga.
Agenda Surat Keluar PAUD
Digunakan untuk mencatat berbagai surat keluar lembaga. Ini berupa surat yang dikeluarkan oleh lembaga itu sendiri, baik untuk kebutuhan internal, maupun sebagai surat ke luar lembaga.
| No. | Tanggal | No. Surat | Tujuan | Perihal | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 31/1/2023 | 023 | PT. Berkarya | Izin Kerjasama | Reza Lubis |
| 2 | 15/2/2023 | 198 | Sekolah Cerdas | Kerjasama | Reza Lubis |
Keterangan:
- No. Nomor urut surat yang masuk
- Tanggal Diisi tanggal surat yang diterima
- No. Surat Isi sesuai nomor surat yang diterima
- Tujuan Tentukan tujuan penerima surat.
- Perihal Isi perihal yang tertera pada surat
- Keterangan Keterangan tambahan yang diperlukan.
